Tijdsregistratie in de horeca: wat is verplicht in 2026 en 2027?

In de horeca registreer je vandaag al meer dan je misschien denkt. Niet met één algemene prikklokplicht, maar via een reeks regels per statuut: de Dimona, de aanwezigheden van flexi-jobbers, de uren van je studenten, de dagen van je extra’s en de afwijkingen van je deeltijdse roosters. Vanaf 2027 komt er mogelijk een algemene plicht bij, maar die is nog niet definitief. Dit is wat er per statuut geldt. De officiële bronnen staan onderaan.

In het kort

• Vandaag al verplicht: een Dimona voor elke werknemer vóór hij begint, een aanwezigheidsregistratie voor flexi-jobbers met een schriftelijke raamovereenkomst, een Dimona per dag voor extra’s en het bijhouden van elke afwijking van een deeltijds rooster.
• Sinds 1 juli 2026 bestaat de doelgroepvermindering voor vaste werknemers in de horeca niet meer. Daarmee verdween ook de voorwaarde om daarvoor elke dag begin- en einduur via het GKS of het ASA te registreren.
• Gepland voor 2027, nog geen wet: een voorontwerp verplicht elke werkgever om de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van iedere werknemer te registreren, vanaf 1 januari 2027.
• De Nationale Arbeidsraad gaf daarover op 30 september 2026 een verdeeld advies. De regering moet nu een definitieve tekst afspreken voor die naar het parlement gaat.
• Een klassieke prikklok is niet nodig. Elk systeem dat objectief en betrouwbaar registreert, kan volstaan.

Is tijdsregistratie verplicht in België?

Nog niet voor elke werknemer. Een algemene tijdsregistratieplicht bestaat in België vandaag niet. Wel moet je per statuut al heel wat registreren:

• Iedere werknemer: een Dimona-aangifte voor hij begint te werken. Zonder Dimona is je medewerker niet aangegeven.
• Deeltijdse werknemers: elke afwijking van hun rooster leg je vast.
• Flexi-jobbers: een Dimona per dag met begin- en einduur, of een Dimona per periode met een aparte aanwezigheidsregistratie.
• Jobstudenten: een Dimona per kwartaal met het aantal geplande uren, binnen hun contingent van 650 uur per jaar.
• Extra’s: een Dimona voor elke dag, met of zonder begin- en einduur.

Hoe dat per statuut werkt, lees je hieronder. Het korte overzicht van de aangifte zelf staat in Dimona-aangifte: wat, wanneer en hoe.

Dimona per type werknemer

Vaste medewerkers, voltijds en deeltijds

Voor een vaste medewerker doe je één Dimona IN voor de eerste werkdag en een Dimona OUT wanneer het contract stopt. De uren registreer je niet in de Dimona.

Werkt je medewerker deeltijds, dan moet je kunnen aantonen wanneer hij werkte. Elke prestatie buiten of afwijkend van zijn rooster leg je vast in een controledocument of in een betrouwbaar systeem van tijdsopvolging. Doe je dat niet, dan geldt het vermoeden dat hij voltijds werkte, tenzij je het tegendeel bewijst. Werk je in PC 302 met variabele roosters, dan maak je het rooster minstens 3 werkdagen vooraf bekend.

Flexi-jobbers

Een flexi-job kan pas met een schriftelijke raamovereenkomst. Sinds 1 september 2026 bedraagt het flexiloon in de horeca minstens €12,11 per uur, plus €0,93 flexivakantiegeld (samen €13,04), en hoogstens €21 per uur (€22,61 met flexivakantiegeld). De werkgever betaalt een bijzondere bijdrage van 28%.

Voor de Dimona en de registratie heb je twee mogelijkheden:

• Mondelinge overeenkomst per prestatie: je doet een Dimona per dag, met het begin- en einduur van de prestatie.
• Schriftelijke overeenkomst per prestatie of periode: je doet een Dimona FLX voor een periode van hoogstens een kwartaal, en je registreert daarnaast elke dag de aanwezigheid. Dat kan via het GKS, het alternatief systeem (ASA), het systeem van tijdsopvolging dat je ook voor deeltijdsen gebruikt, een dagelijkse Dimona met begin- en einduur of een digitale tachograaf.

Een Dimona FLX per kwartaal kun je ten vroegste een maand voor het begin van dat kwartaal indienen. Meer over het statuut lees je in flexi-jobs in de horeca.

Jobstudenten en hun 650 uur

Een student werkt sinds 1 januari 2025 maximaal 650 uur per jaar aan verminderde bijdragen: 2,71% voor de student in plaats van de gewone 13,07%. Voor elke student doe je een Dimona STU per kwartaal met het aantal geplande uren, op basis van een ondertekend studentencontract. Wie de Dimona te laat doet, verliest voor die uren het voordeel van de solidariteitsbijdrage.

De student ziet zijn resterende uren in de app Student@work. Wat hij in de horeca ook kan doen: naast zijn 650 uur werken als extra, met de 50 dagen die daarvoor gelden. Zie jobstudenten en de 650 uur en het verschil met een flexi-job.

Extra’s of gelegenheidswerknemers

Een extra werkt hoogstens twee opeenvolgende dagen voor jou. Je doet voor elke dag een Dimona EXT, op een van twee manieren:

• Dimona-uren: met begin- en einduur, voor minstens 2 uur. De bijdragen worden berekend op een forfait van €11,52 per uur, met een maximum van €69,12 per dag.
• Dimona-dag: alleen met het beginuur. De bijdragen worden berekend op een forfait van €69,12 per dag (6 uur). Die medewerker moet je dan ook opnemen in het register voor de werktijdregeling.

Die forfaits gelden vanaf het derde kwartaal van 2026. Per jaar kan een extra 50 dagen aan dat stelsel werken, en jij als werkgever kunt 200 dagen gebruiken. Een einduur in de Dimona kun je nog wijzigen tot 8 uur na het opgegeven einduur. Lag dat tussen 20 en 24 uur, dan kan het tot 8 uur ’s ochtends. Meer in extra’s in de horeca.

Wat veranderde er op 1 januari 2026 in de horeca?

Op 1 januari 2026 kwam er geen nieuwe registratieplicht bij. Wel veranderden een paar bedragen die je loonkost raken:

• Minimumlonen PC 302: de barema’s en de werkelijk betaalde lonen stegen met 2,189% door de jaarlijkse indexering.
• Maaltijdcheques: de werkgever mag tot €8,91 per cheque bijdragen in plaats van €6,91. Met de werknemersbijdrage van minstens €1,09 komt een cheque zo op hoogstens €10.
• Flexi-jobs: het flexiloon blijft belastingvrij tot €18.440 per jaar. Voor gepensioneerden geldt geen plafond.

De grote wijzigingen voor de registratie kwamen later in het jaar: het einde van de doelgroepvermindering op 1 juli 2026, het nieuwe GKS 2.0 voor nieuwe zaken vanaf dezelfde datum en het voorontwerp voor een algemene registratieplicht vanaf 2027.

Het GKS en de doelgroepvermindering

Wie heeft een geregistreerd kassasysteem nodig?

Het geregistreerd kassasysteem (GKS, de witte kassa) is een fiscale verplichting van de FOD Financiën. Je hebt er een nodig zodra je meer dan €25.000 per jaar, zonder btw, omzet uit restaurant- en cateringdiensten. Dranken tellen niet mee voor die drempel. Het GKS is in de eerste plaats een kassaregel, geen tijdsregistratieplicht.

Sinds 1 juli 2026 is het nieuwe GKS 2.0 verplicht voor nieuwe zaken. Bestaande zaken stappen over volgens de aankoopdatum van hun kassa: van voor 2018 tegen 1 juli 2027, van 2018 tot 2021 tegen 1 juli 2028 en van 2022 of later tegen 1 januari 2029. Werk je zonder conforme kassa terwijl je er een nodig hebt, dan riskeer je een boete tot €1.500 bij een eerste inbreuk, tot €3.000 bij een tweede en tot €5.000 bij elke volgende. Meer in het GKS in de horeca.

Wat veranderde er op 1 juli 2026?

De doelgroepvermindering voor vaste werknemers in de horeca is stopgezet vanaf 1 juli 2026, zonder overgangsmaatregel. Ze stond open voor werkgevers in PC 302 met minder dan 50 werknemers, op voorwaarde dat ze een GKS in elke vestiging gebruikten en elke dag het begin- en einduur van hun personeel registreerden via het GKS (Arbeid IN en Arbeid OUT) of via het ASA.

Voor prestaties vanaf het derde kwartaal van 2026 valt die voorwaarde dus weg. Twee dingen blijven wel:

• Je GKS-plicht als kassaregel, als je boven de drempel zit.
• De aanwezigheidsregistratie van je flexi-jobbers met een schriftelijke overeenkomst. Het GKS en het ASA blijven daarvoor erkende manieren.

Het GKS en het ASA vervangen de Dimona nooit. Ook wie elke dag via de kassa in- en uitklokt, doet nog altijd de Dimona.

De werkregels van PC 302

Registreren is één ding, de regels die je rooster moet volgen een ander. In PC 302 is een voltijdse week 38 uur, krijgt je medewerker een pauze zodra hij meer dan 6 uur werkt en heeft hij recht op 11 uur rust tussen twee diensten. Wie die grenzen overschrijdt, maakt overuren of schendt een rusttijd. Met een goede registratie zie je dat voor het te laat is. Lees meer over de werkregels van PC 302, overuren en rusttijden, pauzes en zondagswerk.

De registratieplicht van 2027: nog niet definitief

Wat staat er in het voorontwerp?

Minister van Werk David Clarinval vroeg op 26 maart 2026 advies aan de Nationale Arbeidsraad over een voorontwerp van wet. Dat voegt een artikel 38quinquies toe aan de Arbeidswet: elke werkgever, in de private en de publieke sector, moet de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van iedere werknemer op een objectieve en betrouwbare manier registreren. De wet legt geen bepaald systeem op.

Volgens het voorontwerp:

• gaat de plicht in op 1 januari 2027;
• krijgt een werkgever die dan nog geen systeem heeft, tijd tot het einde van het eerste kwartaal van 2027;
• volstaat het om alleen de afwijkingen van het rooster te registreren;
• bewaar je de gegevens vijf jaar.

België wil daarmee de Europese arbeidstijdrichtlijn volgen. Het Hof van Justitie oordeelde in 2019 (zaak C-55/18) dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om de arbeidstijd te meten, en bevestigde dat in december 2024 (zaak C-531/23).

Wie valt eronder en wie niet?

De plicht zou gelden voor al je werknemers: vaste medewerkers, voltijds of deeltijds, studenten, flexi-jobbers en extra’s. Het voorontwerp sluit een paar groepen uit:

• arbeidskrachten in gezins- of familieverband;
• leidinggevend personeel en personeel in een vertrouwensfunctie;
• handelsvertegenwoordigers en reizend personeel.

Bij koninklijk besluit kunnen nog andere groepen uitgesloten worden. Werk je als zelfstandige in je eigen zaak, dan ben je geen werknemer en val je er niet onder. Voor flexi-jobbers en extra’s aanvaardt het voorontwerp de bestaande Dimona met begin- en einduur als voldoende registratie.

Waar staat het dossier?

De Nationale Arbeidsraad gaf op 30 september 2026 advies nr. 2.499, en dat advies is verdeeld. De werknemersorganisaties steunen een algemene plicht, maar willen verder gaan. De werkgeversorganisaties vragen om ze niet in te voeren, of anders zo eenvoudig mogelijk te houden en pas minstens een jaar na de publicatie in het Belgisch Staatsblad te laten ingaan.

Het dossier ligt nu opnieuw bij de regering. Die moet een definitieve tekst afspreken, die daarna nog langs de Raad van State en de Kamer moet. Tot dan is 1 januari 2027 een streefdatum, geen vastliggende wet. Ook de uitzonderingen en de technische eisen kunnen nog wijzigen. We passen deze gids aan zodra er meer zekerheid is.

Wat is een tijdsregistratiesysteem?

Een tijdsregistratiesysteem legt vast wanneer elke medewerker begint, pauzeert en stopt, en bewaart die gegevens zodat je ze later kunt voorleggen. Dat kan een kiosk-tablet aan de ingang zijn, een app op de smartphone van je medewerker of je kassa. Een klassieke tikklok is dus maar één van de mogelijkheden.

Het voorontwerp is technologieneutraal: een systeem voldoet als het objectief en betrouwbaar is. Let wel op een paar dingen:

• Elke registratie gebeurt op het moment zelf, niet achteraf uit het geheugen.
• Een correctie overschrijft niets: je ziet wie wat wijzigde en waarom.
• Je medewerker kan zijn eigen uren inkijken.
• Je kunt de gegevens vijf jaar bewaren en ze bij een controle snel voorleggen.

Een papieren lijst kan in theorie, maar is moeilijk betrouwbaar te houden in een zaak met wisselende diensten en veel statuten.

Controles en boetes

De sociale inspectie en de RSZ controleren in de horeca regelmatig ter plaatse. Ze vergelijken dan wie er aan het werk is met de Dimona en met je registraties. Hoe zo’n controle verloopt, lees je in de sociale inspectie in de horeca.

Wat staat er op het spel?

• Geen Dimona: een inbreuk van niveau 4 in het Sociaal Strafwetboek. Voor inbreuken vanaf 1 februari 2026 is de administratieve geldboete €3.000 tot €35.000, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers (tot 100). Daarnaast vraagt de RSZ een solidariteitsbijdrage van minstens €3.674,09 in 2026.
• Deeltijdse prestaties niet geregistreerd: je medewerker wordt vermoed voltijds te werken, met de loon- en RSZ-gevolgen van dien.
• Geen GKS terwijl je er een nodig hebt: een boete tot €1.500, €3.000 of €5.000, afhankelijk van het aantal inbreuken.
• De geplande algemene plicht: de werknemersorganisaties wijzen er in het advies van de Nationale Arbeidsraad op dat het Sociaal Strafwetboek voor die algemene plicht nog geen sanctie voorziet. Ook dat kan in de definitieve tekst nog wijzigen.

Checklist voor je zaak

1. Breng je ploeg in kaart. Wie is vast, deeltijds, flexi, student of extra? Per statuut gelden andere regels.
2. Controleer je Dimona’s. Elke medewerker is aangegeven voor zijn eerste prestatie, met het juiste type: IN, FLX, STU of EXT.
3. Leg je raamovereenkomsten voor flexi’s schriftelijk vast en kies hoe je hun aanwezigheid registreert.
4. Volg de uren van je studenten op, zodat niemand ongemerkt over zijn 650 uur gaat.
5. Tel de dagen van je extra’s: 50 per medewerker, 200 voor jou als werkgever.
6. Registreer de afwijkingen van je deeltijdse roosters en maak variabele roosters minstens 3 werkdagen vooraf bekend.
7. Check je kassa: zit je boven €25.000 omzet uit restaurant- en cateringdiensten, en wanneer moet je naar het GKS 2.0?
8. Kies een registratiesysteem dat elke prestatie op het moment zelf vastlegt, correcties zichtbaar houdt en vijf jaar bewaart.
9. Spreek het af met je team en zet de afspraken in je arbeidsreglement.
10. Koppel je uren aan je sociaal secretariaat, zodat de lonen kloppen met wat er echt gewerkt is.

Hoe Vesta hierbij helpt

We bouwden VestaTime, tijdregistratie voor de horeca, voor zaken in PC 302. Je medewerkers klokken in en uit via een kiosk-tablet of de app, met een persoonlijke pincode, en elke registratie staat meteen in je backoffice, ook de correcties. Met de module Time verlopen je Dimona-aangiftes en contracten automatisch, met de minimumlonen van PC 302. Je uren gaan via een koppeling naar je sociaal secretariaat. Hoe dat per statuut loopt, lees je bij urenregistratie in de horeca.

Wil je je eigen software koppelen? De API en de MCP-server van Vesta zijn gratis.

Komt de algemene tijdregistratie er in 2027, dan registreer je met zo’n systeem al wat ze vraagt. Komt ze er niet of later, dan heb je intussen een correcte loonberekening en een zaak die klaar is voor een controle.