Privacyverklaring Vesta

Vesta is de onderneming met ondernemingsnummer BE 0663.955.991. De actuele maatschappelijke zetel en overige contactgegevens staan op de Vesta website en in de dienstverleningsovereenkomst.

Vesta heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. De DPO kan worden gecontacteerd via administratie@vesta.services of per post op het adres Opheldingsweg 2, 3520 Zonhoven.

Deze verklaring is bestemd voor klanten, prospecten, contactpersonen, gebruikers van het Vesta platform, supportcontacten, websitebezoekers en medewerkers van klanten van wie persoonsgegevens via Vesta worden verwerkt.

Voor eigen werknemers en sollicitanten van Vesta kan een afzonderlijke interne privacyverklaring gelden. Werkgevers die Vesta gebruiken, blijven zelf verantwoordelijk voor hun eigen informatieplicht tegenover medewerkers.

• klanten, prospecten en hun vertegenwoordigers of contactpersonen;
• gebruikers, beheerders en planners binnen klantorganisaties;
• werknemers, studenten, flexi-jobbers, extra's en voormalige werknemers van klanten;
• sollicitanten, zelfstandige medewerkers, uitzendkrachten en andere arbeidskrachten van klanten;
• noodcontacten, wettelijke vertegenwoordigers en begunstigden voor zover noodzakelijk;
• supportcontacten en websitebezoekers.

Afhankelijk van de gekozen diensten kunnen gegevens over ziekte en afwezigheid, arbeidsongevallen, loonbeslag, vakbondslidmaatschap of andere gevoelige omstandigheden worden verwerkt. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen, loon- of personeelsadministratie of een geldige instructie van de klant, en met passende toegangsbeperkingen.

Vesta vraagt niet meer gezondheidsinformatie dan nodig. Een werkgever hoort in tijdsregistratie of planning bijvoorbeeld geen medische diagnose te registreren wanneer een afwezigheidscode volstaat.

Afhankelijk van de gebruikte diensten verwerken wij persoonsgegevens om:

1. 1.klanten en gebruikers te registreren en de overeenkomst uit te voeren;
2. 2.het Vesta platform, planning, kiosk en tijdsregistratie beschikbaar te stellen;
3. 3.personeelsadministratie, loonvoorbereiding en loonverwerking uit te voeren in opdracht van klanten;
4. 4.contracten, dagcontracten, digitale ondertekening en sociale documenten te beheren;
5. 5.Dimona-, DMFA-, ASR-, Belcotax- en andere aangiftes te ondersteunen of uit te voeren;
6. 6.rapporten, exports en integraties te leveren;
7. 7.support te bieden, fouten te onderzoeken en communicatie op te volgen;
8. 8.facturatie, boekhouding, invordering en contractbeheer te verzorgen;
9. 9.accounts, infrastructuur en gegevens te beveiligen en misbruik te voorkomen;
10. 10.wettelijke verplichtingen na te leven en geschillen te behandelen;
11. 11.de diensten te verbeteren met geanonimiseerde of voldoende geaggregeerde informatie.

Wanneer Vesta als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, steunt de verwerking afhankelijk van de situatie op:

• de uitvoering van een overeenkomst of stappen vóór het sluiten daarvan;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, support, klantenbeheer, fraudepreventie, dienstverbetering en geschillenbeheer, na afweging van de betrokken belangen;
• toestemming wanneer die wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of marketing;
• de bescherming van vitale belangen in uitzonderlijke noodsituaties.

Wanneer Vesta als verwerker optreedt, bepaalt de klant de toepasselijke rechtsgrond. Noodzakelijke loon- en personeelsverwerking is niet afhankelijk van een algemene toestemmingscheckbox bij Vesta. Waar toestemming wel de rechtsgrond is, kan die worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan eerdere rechtmatige verwerkingen.

Vesta verwerkt het rijksregisternummer of andere unieke identificatienummers alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld voor personeelsadministratie, loonverwerking, sociale documenten, Dimona, DMFA, ASR, Belcotax of communicatie met bevoegde instanties.

Het rijksregisternummer wordt niet gebruikt voor commerciële profilering of als algemeen intern klantnummer wanneer een minder ingrijpende identificator volstaat.

Vesta ontvangt persoonsgegevens rechtstreeks van betrokkenen, van de klant of werkgever, via bevoegde gebruikers, via koppelingen met payroll- of overheidsplatformen, of van dienstverleners die in opdracht van de klant handelen. Technische gegevens ontstaan bij het gebruik van het platform.

Afhankelijk van de diensten kunnen gegevens worden gedeeld met:

• de betrokken klant of werkgever en bevoegde gebruikers binnen diens organisatie;
• sociale secretariaten, payrollproviders en erkende sociale dienstverleners;
• RSZ, fiscale administraties, andere overheidsdiensten en instellingen van sociale zekerheid;
• banken, betalingsproviders, verzekeraars en aanbieders van voordelen wanneer dit relevant is;
• aanbieders van elektronische ondertekening, hosting, cloud, e-mail, support, monitoring en beveiliging;
• professionele adviseurs, auditors en bevoegde autoriteiten wanneer dit nodig of wettelijk verplicht is.

Vesta verkoopt persoonsgegevens niet.

Vesta doet voor bepaalde onderdelen beroep op subverwerkers, bijvoorbeeld voor hosting, communicatie, elektronische ondertekening, support of monitoring. Vesta selecteert deze partijen zorgvuldig en legt passende gegevensbeschermingsverplichtingen op.

De actuele subverwerkerslijst kan worden opgevraagd via administratie@vesta.services of wordt beschikbaar gesteld via de Vesta website of het platform. Klanten worden over nieuwe subverwerkers geïnformeerd overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

Vesta verwerkt persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt Vesta een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en neemt Vesta waar nodig aanvullende maatregelen.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kan via het privacycontactpunt worden gevraagd.

Vesta bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel, de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke bewaarplichten, bewijsvoering en beveiliging. De concrete termijn hangt af van de gegevenscategorie en de rol van Vesta.

Na afloop van de toepasselijke termijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of noodzakelijk is voor een concreet geschil.

Vesta neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of openbaarmaking. Afhankelijk van het risico omvatten die maatregelen onder meer:

• rollen- en rechtenbeheer volgens het need-to-know-principe;
• authenticatie, sessiebeveiliging en beheer van bevoegde accounts;
• versleuteling tijdens transport en waar passend bij opslag;
• logging, monitoring en audittrails;
• back-ups, herstelprocedures en continuïteitsmaatregelen;
• beveiliging van infrastructuur, applicaties en softwareontwikkeling;
• incident- en datalekprocedures;
• vertrouwelijkheidsverplichtingen en opleiding;
• periodieke evaluatie en verbetering van de maatregelen.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan elk risico volledig uitsluiten. Vesta evalueert de maatregelen in functie van de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard van de gegevens en risico's voor betrokkenen.

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kan een betrokkene vragen om:

• informatie en inzage;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van bepaalde gegevens;
• intrekking van toestemming wanneer de verwerking daarop steunt;
• menselijke tussenkomst bij een uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect, voor zover van toepassing.

Wanneer Vesta verwerkingsverantwoordelijke is, kan een verzoek worden gericht aan administratie@vesta.services. Vesta kan bijkomende informatie vragen om de identiteit te verifiëren en behandelt het verzoek binnen de wettelijke termijn.

Wanneer Vesta gegevens in opdracht van een werkgever verwerkt, richt de betrokkene het verzoek in beginsel aan die werkgever. Vesta bezorgt het verzoek aan de klant of ondersteunt de klant overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

Rechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer de wet dit toestaat, bijvoorbeeld wegens een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen. In dat geval wordt de reden meegedeeld.

Het Vesta platform kan automatische berekeningen, controles, waarschuwingen en suggesties tonen, bijvoorbeeld rond planning, tijdsregistratie, contracten, Dimona of loonverwerking. Deze functies ondersteunen de gebruiker.

Tenzij uitdrukkelijk anders meegedeeld, neemt Vesta als verwerkingsverantwoordelijke geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of een betrokkene op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. De klant blijft verantwoordelijk voor personeelsbeslissingen en voor de finale controle van resultaten.

Vesta onderzoekt beveiligingsincidenten, beperkt de gevolgen en neemt herstelmaatregelen. Wanneer Vesta als verwerker optreedt, informeert Vesta de betrokken klant zonder onredelijke vertraging zodra Vesta kennis heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens.

Wanneer Vesta verwerkingsverantwoordelijke is, beoordeelt Vesta of een melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en communicatie aan betrokkenen wettelijk vereist is.

De website en applicaties kunnen noodzakelijke cookies gebruiken voor beveiliging, login, sessiebeheer en voorkeuren. Niet-noodzakelijke cookies voor analyse of marketing worden alleen gebruikt overeenkomstig de toepasselijke regels en, waar vereist, na toestemming.

Meer informatie over soorten cookies, aanbieders, doeleinden en termijnen staat in het afzonderlijke cookiebeleid.

Wie meent dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan eerst contact opnemen met Vesta of, wanneer Vesta als verwerker optreedt, met de betrokken werkgever. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij:

Vesta kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving, technologie of verwerkingen wijzigen. De meest recente versie wordt via de website of het platform beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeert Vesta betrokkenen op een passende manier.