Een uurrooster voor je horecateam: wettelijk, eerlijk en betaalbaar
Van bezetting en statuten tot bekendmaking en rusttijden: zo maak je een uurrooster dat klopt met PC 302, past bij je drukte en je loonkost in de hand houdt.
Een goed uurrooster zie je niet. Er staan genoeg mensen op de vloer als het druk is, niemand staat te wachten als het stil is, en je team weet op tijd wanneer het werkt. Een slecht rooster zie je meteen: in je wachtrij, in je loonkost en in het verloop van je personeel.
In het kort
- Een variabel deeltijds rooster maak je in de horeca minstens 3 werkdagen vooraf bekend. De algemene regel is 7 werkdagen.
- Plan vanuit je verwachte drukte, niet vanuit vorige week. Leg je bezetting per uur naast je omzet.
- Hou rekening met pauzes, 11 uur rust tussen shifts, de inhaalrust na een zondag en de grenzen van elk statuut.
Begin bij je drukte
Een rooster begin je bij je zaak: hoeveel couverts, tafels of kamers je per dag en per uur verwacht. Je kassa weet het: leg de omzet van dezelfde week vorig jaar naast je reservaties, je evenementen en de weersverwachting. Een zonnige zondag op een terras vraagt een andere bezetting dan een regenachtige dinsdag.
Zet daarna per functie een norm: hoeveel mensen heb je nodig in de keuken, aan de toog en in de zaal bij welke drukte? Zo'n bezettingsnorm maakt je rooster voorspelbaar en eerlijk.
Kies het juiste statuut per shift
Je vaste kern draagt de zaak. Voor pieken heb je flexibele krachten, elk met hun eigen grenzen. Een frituur in Limburg die op zaterdag zes studenten inzet, moet weten hoeveel van hun 650 uur er nog overblijven, en of er na hun sluiting op vrijdag wel 11 uur rust is voor de shift van zaterdagmiddag.
- Vaste medewerkers, voltijds of deeltijds, met een vast of variabel rooster uit je arbeidsreglement.
- Jobstudenten: tot 650 uur per kalenderjaar aan verminderde bijdragen. Zie jobstudenten in de horeca.
- Flexi-jobbers: wie al minstens 4/5 elders werkt of gepensioneerd is. Sinds 1 september 2026 verdienen ze minstens €12,11 per uur, plus €0,93 flexivakantiegeld. Zie flexi-jobs in de horeca.
- Extra's: maximaal 50 dagen per jaar per extra, en 200 dagen per jaar voor je zaak. Zie extra's in de horeca.
Voor elk van hen doe je een Dimona vóór de start van de shift. Hoe dat werkt, lees je in Dimona-aangifte uitgelegd.
De regels waar je rooster aan voldoet
- Bekendmaking: een variabel deeltijds rooster maak je in PC 302 minstens 3 werkdagen vooraf bekend, zoals je arbeidsreglement voorschrijft.
- Arbeidsduur: in de horeca is een voltijdse week gemiddeld 38 uur.
- Pauzes: werkt iemand meer dan 6 uur op een dag, dan heeft hij recht op een pauze.
- Rust tussen twee shifts: in de regel 11 uur. Wie om middernacht sluit, opent niet om 7 uur.
- Zondagswerk: toegestaan in de horeca, met inhaalrust in de zes dagen erna.
- Overuren: tot 300 uur per jaar zonder inhaalrust, 360 met een GKS. Zie overuren in de horeca.
De details lees je in de werkregels van PC 302 en rusttijden, pauzes en zondagswerk.
Zo maak je je rooster, stap voor stap
- Leg je verwachte drukte vast per dag en per dagdeel.
- Zet je bezettingsnorm per functie naast die drukte.
- Vraag beschikbaarheden en verlof op tijd op. Leg vast tegen wanneer je team ze doorgeeft.
- Plan eerst je vaste kern, daarna je studenten, flexi-jobbers en extra's.
- Kijk de regels na: rust tussen shifts, pauzes, contingenten en overuren.
- Bekijk je loonkost per dag en vergelijk ze met je verwachte omzet. Zie je loonkost vooraf plannen.
- Publiceer je rooster ruim binnen de termijn, en laat open shifts en ruilen toe binnen duidelijke afspraken.
Eerlijk plannen houdt je team aan boord
Iedereen wil weleens een vrijdagavond vrij. Verdeel de zware shifts, de sluitingen en de weekends over je team en laat zien dat je dat doet. Beantwoord verlofaanvragen snel. Een rooster dat voorspelbaar is en rekening houdt met wat mensen doorgeven, is in de horeca een van de sterkste redenen om te blijven.
Excel, papier of planningssoftware?
Een rooster in Excel werkt zolang je team klein is en je alles zelf onthoudt: wie student is, wie welke beschikbaarheid gaf en hoeveel uren iemand al werkte. Daarna wordt het foutgevoelig. De afweging lees je in personeelsplanning: Excel of software?
Plannen met VestaPlan
In VestaPlan maak je je planning op dag, week of maand, met bezettingsnormen, beschikbaarheden, verlof, open shifts en ruilen. Je ziet je loonkost per dag terwijl je plant, en de AI-planning houdt rekening met de regels. Je team krijgt het rooster in de app. Met VestaTime klokt iedereen daarna in en uit, en vertrekken de Dimona's automatisch.
