Geregistreerd kassasysteem (GKS) in de horeca: wie, wat en wanneer?
Wanneer moet je een geregistreerd kassasysteem gebruiken, wat verandert er met GKS 2.0 en tegen wanneer moet je overstappen? De drempel, de deadlines en de registratie van je personeel.
Het geregistreerd kassasysteem, kortweg GKS of "witte kassa", is in de horeca al jaren een begrip. Met GKS 2.0 verandert er nu wat. Wat geldt voor jouw zaak?
In het kort
- Een GKS is verplicht als je meer dan €25.000 per jaar (zonder btw) uit restaurant- en cateringdiensten haalt.
- Sinds 1 juli 2026 moeten nieuwe zaken meteen met GKS 2.0 starten.
- Bestaande zaken stappen over tussen 1 juli 2027 en 1 januari 2029, afhankelijk van de aankoopdatum van hun kassa.
Wie moet een GKS gebruiken?
Elke horecazaak die meer dan €25.000 per jaar, zonder btw, omzet uit restaurant- en cateringdiensten. Dranken tellen niet mee voor die drempel, maaltijden die je ter plaatse serveert wel.
Wat verandert er met GKS 2.0?
GKS 2.0 is een nieuwe generatie van het systeem, met nieuwe gecertificeerde kassa's en een nieuwe fiscale datamodule. Na meerdere uitstellen werd de invoering op 3 juni 2026 definitief vastgelegd:
- Nieuwe zaken: vanaf 1 juli 2026 meteen GKS 2.0.
- Kassa gekocht voor 1 januari 2018: overstappen uiterlijk op 1 juli 2027.
- Kassa gekocht in 2018 tot en met 2021: uiterlijk op 1 juli 2028.
- Kassa gekocht vanaf 2022: uiterlijk op 1 januari 2029.
Heb je meerdere kassa's, dan telt de datum van de meest recente aankoop. De fiscale datamodule telt niet mee.
De overheid onderzoekt ook een uitbreiding van het GKS naar andere types van zaken. Dat is nog niet beslist.
Kassaticket of factuur?
Een GKS-ticket vervangt geen factuur. Vraagt een zakelijke klant een factuur, dan maak je die naast het ticket. Sinds 2026 moet die factuur voor een Belgische onderneming bovendien een elektronische factuur via Peppol zijn.
De registratie van je personeel
Het GKS heeft ook een functie om de aanwezigheid van je personeel te registreren: wie begint en wie stopt, elke dag. Die registratie gebruik je als je de doelgroepvermindering voor vaste werknemers in de horeca wil. Ze komt bovenop de Dimona en vervangt die niet. Meer daarover lees je in aanwezigheidsregistratie in de horeca.
Hoe pak je het aan?
Zoek op welke deadline voor jouw kassa geldt en vraag je kassaleverancier tijdig naar een gecertificeerd GKS 2.0. Start je een nieuwe zaak, kies dan meteen een systeem dat GKS 2.0-gecertificeerd is.
