Veelgestelde vragen over tijdsregistratie in de horeca

VestaTime is een digitale tikklok speciaal ontwikkeld voor de horeca. Werknemers klokken in en uit via tablet of smartphone, waarna contracten en Dimona-aangiftes automatisch worden gegenereerd. Zo heb je als horecauitbater geen papierwerk meer en ben je altijd correct in orde met de wetgeving.

VestaTime is geschikt voor alle horecazaken die werken met variabel personeel: restaurants, brasseries, hotels, cafés, cateringbedrijven en foodtrucks. Of je nu werkt met vaste medewerkers, studenten, flexi-jobbers of een combinatie, VestaTime beheert alle personeelstypes in één platform.

Starten met tijdsregistratie via VestaTime is gratis: het gratis plan bevat medewerkersbeheer, urenregistratie en de basisfunctionaliteit. Het betalende plan met volledige tikklok, Dimona en koppeling met planning en verloning kost €29 per maand voor leden van Huis van de Horeca en €59 per maand voor niet-leden. Neem contact op voor een demo op maat van jouw zaak.

VestaTime is actief in heel Vlaanderen, met kantoren in Zonhoven (voor Limburg, Antwerpen en Vlaams-Brabant) en Gent (voor Oost- en West-Vlaanderen).

Tijdsregistratie is het digitaal bijhouden van de begin- en eindtijden van elke werkdag per medewerker. In de horeca is dit al langer verplicht voor flexi-jobbers en studenten, en het vormt de basis voor correcte Dimona-aangiftes, contracten en loonverwerking. Zonder betrouwbare tijdsregistratie loop je als werkgever het risico op fouten, betwistingen en boetes bij een sociale inspectie.

Medewerkers klokken in en uit via een tablet of smartphone die als 'kiosk' is ingesteld in jouw zaak. Ze loggen in met hun persoonlijke pincode. Alle registraties verschijnen realtime in de backoffice, waar jij als werkgever altijd een volledig overzicht hebt van aanwezige medewerkers en gepresteerde uren.

Ja. In de horeca is tijdsregistratie al langer verplicht voor flexi-jobbers en studenten. Bovendien heeft de Belgische regering beslist dat tijdsregistratie vanaf 1 januari 2027 verplicht wordt voor alle werkgevers in de private én publieke sector, ongeacht de grootte van de onderneming. Wie vandaag al werkt met een systeem zoals VestaTime, is dus volledig voorbereid.

Via de backoffice van VestaTime kan je als werkgever registraties manueel aanpassen of aanvullen. Zo blijven de gegevens altijd correct, ook bij menselijke vergissingen.

Dimona staat voor Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte en is de verplichte elektronische aangifte waarmee je als werkgever een nieuwe tewerkstellingsperiode van een medewerker opent bij de RSZ. Je bent wettelijk verplicht om een Dimona IN te doen vóór een medewerker begint te werken, en een Dimona OUT wanneer de tewerkstelling eindigt. Voor studenten en flexi-jobbers moet dit voor élke werkdag apart.

Op basis van de tijdsregistraties zet VestaTime automatisch de juiste Dimona-aangiftes klaar en verwerkt ze. Je hoeft dus niet meer per shift handmatig in te loggen op de RSZ-website. Dit elimineert vergeten aangiftes en vermindert het risico op fouten en boetes bij een sociale inspectie drastisch.

Een vergeten Dimona-aangifte kan leiden tot administratieve boetes en problemen bij een sociale inspectie. De inspecteur kan de tewerkstelling als zwartwerk beschouwen, met zware gevolgen voor jou als werkgever. Automatische Dimona-verwerking via VestaTime sluit dit risico uit.

Een student werkt onder een studentenarbeidsovereenkomst met een jaarlijks contingent van 600 uur tegen een gunstig RSZ-tarief. Een flexi-jobber is iemand die al minstens 4/5 werkt bij een andere werkgever en bijklust in de horeca tegen een gunstig belastingvrij tarief. Beide statuten vereisen een aparte Dimona per werkdag en een schriftelijk contract.

Op basis van de geregistreerde prestaties worden contracten automatisch opgemaakt met alle wettelijk verplichte gegevens. De medewerker ontvangt het contract digitaal en ondertekent het via de app. Jij bewaart alles veilig in de cloud, zonder printers of scanners.

Voor studenten en flexi-jobbers in de horeca is een dagcontract of een raamovereenkomst met dagelijkse Dimona de meest gangbare werkwijze. VestaTime genereert en beheert dit automatisch, zodat je hier geen omkijken naar hebt.

De Belgische regering heeft in het regeerakkoord opgenomen dat elke werkgever in de private en publieke sector vanaf 1 januari 2027 moet beschikken over een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de dagelijkse arbeidstijd van alle medewerkers te registreren.

Nee. De wetgever legt geen specifiek systeem op. Elk digitaal systeem dat objectief en betrouwbaar de werktijden registreert, voldoet aan de verplichting. Een tablet als kiosk, een smartphone-app of een digitale terminal: alle vormen zijn toegestaan. VestaTime voldoet aan alle vereisten.

Ja. De verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht de grootte van de onderneming of het aantal medewerkers. Ook een zaak met twee medewerkers zal moeten kunnen aantonen wanneer zij beginnen en stoppen met werken.

Als je vandaag al werkt met VestaTime, ben je volledig voorbereid. Het systeem registreert arbeidstijden objectief en betrouwbaar, en de gegevens zijn altijd raadpleegbaar in de backoffice, exact wat de nieuwe wetgeving vereist.

Je hebt enkel een tablet of smartphone nodig als kiosk in je zaak. Er is geen dure hardware-aankoop vereist. VestaTime werkt op elk apparaat met een internetverbinding.

Ja. Aan het einde van de maand exporteer je alle tijdsregistraties eenvoudig naar de loonmotor van jouw keuze. Zo verloopt de loonverwerking snel en foutloos.

Je kan starten in 5 stappen: bedrijfsaccount aanmaken, medewerkers registreren, kiosk installeren via QR-code, medewerkers laten inklokken en maandelijks exporteren naar je loonmotor. De meeste zaken zijn binnen één dag operationeel.

Alle gegevens worden veilig opgeslagen in de cloud en zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personen. VestaTime verwerkt persoonsgegevens conform de GDPR-regelgeving.