Sociaal secretariaat in de horeca: zo kies je, en zo stap je over

Studenten in het weekend, een flexi-jobber op vrijdag, een extra voor een feest: in de horeca verandert je personeel elke week. Wie je lonen verwerkt, moet daarmee overweg kunnen. Dit artikel helpt je kiezen en overstappen. Hoe de uren zelf een loon worden, lees je in je loonverwerking in de horeca.

In het kort

• Je mag de aangiften voor de sociale zekerheid zelf doen, maar de meeste werkgevers laten zich vertegenwoordigen door een mandataris.
• De RSZ kent twee soorten mandatarissen: een erkend sociaal secretariaat en een sociale dienstverrichter. Alleen het eerste mag de titel sociaal secretariaat gebruiken en je bijdragen innen.
• Je mandaat gaat alleen over naar een nieuwe partner bij het begin van een nieuw kwartaal.
• Voor de horeca vraag je vooral: kent je partner de statuten van PC 302, de Dimona per statuut en een koppeling met je tijdsregistratie?

Wat doet een sociaal secretariaat voor je zaak?

Als werkgever heb je verplichtingen tegenover de sociale zekerheid. Je partner neemt die over volgens een schriftelijke overeenkomst. Meestal gaat het om:

• de Dimona: de aangifte bij het begin en einde van elke tewerkstelling. Zie de Dimona-aangifte uitgelegd.
• de DmfA: de aangifte per kwartaal van lonen en arbeidstijd bij de RSZ.
• de loonberekening: loonfiches, de bedrijfsvoorheffing en de sociale bijdragen.
• de sociale documenten: contracten, attesten en de documenten bij een ontslag.
• advies: over barema's, statuten, overuren en vakantiegeld.

Je blijft zelf verantwoordelijk als werkgever. Geef je de verkeerde uren door, dan klopt het loon niet, hoe goed je partner ook is.

Erkend sociaal secretariaat of sociale dienstverrichter

De RSZ maakt in haar administratieve instructies een duidelijk onderscheid.

Een erkend sociaal secretariaat is een vzw die door de minister van Sociale Zaken erkend is. Die erkenning geeft voorrechten, zoals het exclusieve recht om de sociale bijdragen van de aangesloten werkgevers te innen, en verplichtingen, zoals controles. Het Belgisch Staatsblad publiceert elk jaar de lijst van erkende sociale secretariaten.

Een sociale dienstverrichter is niet erkend. Hij kan je aangiften doen als mandataris, maar mag de titel sociaal secretariaat niet gebruiken en je bijdragen niet innen zoals een erkend sociaal secretariaat. Je bijdragen gaan dan rechtstreeks naar de RSZ. Die betaling doe je zelf, of je dienstverrichter regelt ze voor je met een mandaat.

Sinds een koninklijk besluit van 20 februari 2017 meet de RSZ de kwaliteit van de sociale secretariaten met een kwaliteitsbarometer. Daarin zitten onder meer technische controles en controles op de samenhang tussen de Dimona's en de DmfA. Ook niet-erkende dienstverrichters kunnen erin opgenomen worden, behalve voor de financiële controle.

Wat moet je partner kunnen in de horeca?

Een loon in PC 302 is geen loon in een kantoor. Leg deze lijst naast de offerte of het contract.

• Alle statuten. Een vaste medewerker, een jobstudent, een flexi-jobber en een extra hebben elk een eigen Dimona en eigen bijdragen. Vraag hoe je partner de 650 uur van een student en de 50 dagen van een extra opvolgt.
• De barema's van PC 302. Het minimumloon hangt af van de categorie van de functie en de functiejaren. De tabel hieronder geeft de bedragen van 2026.
• De Dimona op tijd. Een flexi-jobber of extra die vandaag invalt, heeft vandaag een Dimona nodig. Vraag of jij die zelf kan doen vanuit je tijdsregistratie, of hoe snel je partner reageert.
• Een koppeling met je uren. Moet je de uren overtypen of mailen, dan sluipen er fouten in. Vraag welke tijdsregistratie je partner rechtstreeks inleest. Zie de koppelingen van Vesta.
• De geregistreerde tijdsregistratie. Werk je met een geregistreerd kassasysteem, dan registreer je ook de aanwezigheid van je personeel. Zie het geregistreerd kassasysteem.
• Een vast aanspreekpunt. Een vaste dossierbeheerder die je zaak kent, of een algemeen nummer?
• Het prijsmodel. Betaal je per loonfiche, per werknemer, per zaak of per prestatie? Bij veel studenten en extra's kan een prijs per loonfiche snel oplopen. Vraag wat er niet in de basisprijs zit: contracten, een ontslag, attesten of advies.

Meer uitleg per categorie lees je in de minimumlonen in de horeca.

Zo stap je over

Overstappen klinkt zwaar, maar de RSZ legt de stappen vast.

1. Kijk je huidige contract na. Daar staat je opzegtermijn in. Die bepaalt wanneer je kan vertrekken.
2. Kies het kwartaal. Een mandaat gaat alleen over naar een nieuwe mandataris bij de overgang naar een nieuw kwartaal: op 1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober.
3. Teken een schriftelijke overeenkomst met je nieuwe partner. Daarin staat welke opdrachten hij voor je doet.
4. Teken de procuratie. Jij en je nieuwe partner ondertekenen ze samen, zodat de RSZ het mandaat kent. Je mandaten bekijk je in de toepassing Mahis op het portaal van de sociale zekerheid.
5. Laat je nieuwe partner de historiek opvragen. Je vorige mandataris moet hem alle beschikbare informatie geven over de kwartalen waarvoor hij aangiften deed, zolang die niet verjaard zijn.
6. Geef je personeelsgegevens en barema's door en controleer de eerste loonfiches extra goed.

Vanaf de overname is je nieuwe partner het eerste aanspreekpunt van de sociale zekerheid voor jouw zaak.

Wat kost een sociaal secretariaat?

Er is geen vaste prijs. De meeste partners rekenen per loonfiche of per werknemer, met extra's voor contracten, ontslagen of advies. Vergelijk daarom niet de prijs per fiche, maar wat je vorig jaar in totaal betaalde, met het aantal studenten, flexi-jobbers en extra's dat je inzette. Welke kosten je moet navragen en hoe de aanbieders verschillen, lees je in het beste sociaal secretariaat voor de horeca.

Wil je weten wat je personeel zelf kost? Lees personeelskost berekenen of reken een shift uit met de loonkost calculator.

Hoe VestaPay hierin past

VestaPay doet je loonverwerking op basis van de goedgekeurde uren uit VestaTime. Je krijgt loonfiches, boekhouddocumenten en een bankbestand, met een vaste dossierbeheerder als aanspreekpunt. We werken als sociale dienstverrichter: we zijn geen erkend sociaal secretariaat, maar met een mandaat van jou regelen we ook de betalingen: de nettolonen van je medewerkers en je sociale bijdragen aan de RSZ. Je betaalt per zaak: we berekenen je prijs en leggen ze naast je huidige factuur. Vraag je prijs of plan een gesprek. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in je loonverwerking in de horeca.