Flexi-jobbers en studenten inplannen in de horeca: zo doe je het juist

Op een drukke zaterdag draait je zaak op studenten, flexi-jobbers en extra's. Elk statuut heeft zijn eigen grenzen, zijn eigen Dimona en zijn eigen kost. Wie dat pas na de planning bekijkt, betaalt te veel of zit met een medewerker die die dag niet mag werken. Zo neem je het mee terwijl je plant.

In het kort

• Een student heeft 650 uur per kalenderjaar aan verminderde bijdragen, over alle werkgevers samen.
• Een flexi-jobber heeft geen urenplafond, maar moet in het kwartaal T-3 minstens 4/5 werken bij een andere werkgever of gepensioneerd zijn.
• Een extra werkt bij jou hoogstens 2 dagen na elkaar en 50 dagen per jaar. Jij mag 200 dagen per jaar extra's inzetten.
• Plan de kost per shift mee: bij hetzelfde uurloon is een student per uur het goedkoopst.

Ken de grenzen van elk statuut

Je student ziet in Student@work hoeveel uren hij nog heeft. Je extra ziet zijn dagen in Horeca@work. Vraag het na voor je een grote reeks shifts inplant, zeker in het laatste kwartaal van het jaar.

Plan in de juiste volgorde

1. Vul eerst je vaste medewerkers in. Hun uren liggen vast in hun contract.
2. Kijk waar je pieken zitten. Reservaties, het weer en evenementen bepalen hoeveel extra handen je nodig hebt.
3. Kies per shift het statuut. Een korte avondshift past bij een student of een flexi-jobber. Een feest van één dag bij een extra.
4. Kijk de grenzen na. Hoeveel uren heeft je student nog? Werkte je extra gisteren en eergisteren al?
5. Publiceer je planning op tijd. Werk je met variabele deeltijdse roosters, dan maak je ze in de horeca minstens 3 werkdagen vooraf bekend. Zie de werkregels van PC 302.
6. Laat de Dimona vertrekken voor de shift begint.

De Dimona en je planning

Je planning en je Dimona moeten op elkaar aansluiten. Wie op de planning staat, heeft een Dimona nodig voor hij begint.

• Student: een Dimona STU per kwartaal, met het aantal geplande uren. Elk begonnen uur telt als een volledig uur.
• Flexi-jobber: een Dimona FLX per kwartaal, ten vroegste een maand voor het kwartaal begint. De RSZ antwoordt meteen met OK of NOK. Krijg je een NOK, plan die flexi-jobber dan niet in tot je weet waarom.
• Extra: een Dimona EXT per dag. Kies je een Dimona-uren, dan duurt de shift minstens 2 uur.

Schuift een shift op? Een extra die later begint, wijzig je voor hij begint. Blijft hij langer, dan wijzig je het einduur binnen 8 uur na het oorspronkelijke einduur. Komt hij niet opdagen, dan annuleer je tot middernacht. Alle regels staan in de Dimona-gids.

Werkt je flexi-jobber op een Dimona per periode, dan registreer je ook elke dag zijn begin- en einduur. Zie aanwezigheidsregistratie in de horeca.

Wat kost een weekend met extra handen?

Een rekenvoorbeeld: je hebt voor een hulpkelner een shift van 4 uur op vrijdagavond, 8 uur op zaterdag en 6 uur op zondag nodig. Wat kost dat per statuut?

Wat leer je hieruit?

• Bij het minimum is de student het goedkoopst, maar hij verbruikt 18 van zijn 650 uur.
• De flexi-jobber kost iets meer, maar heeft geen urenteller. Betaal je hem hetzelfde uurloon als de student, dan wordt hij duidelijk duurder door het flexi-vakantiegeld en de 28%.
• Een extra kan je hier niet drie dagen na elkaar inzetten. Splits je het weekend, bijvoorbeeld een extra op zaterdag en zondag en een student op vrijdag, dan blijf je binnen de regels.

Reken je eigen shifts uit met de loonkost calculator. Wil je de volledige kost van een vaste medewerker kennen, lees dan personeelskost berekenen.

Vijf fouten die je vermijdt

• Een student over zijn 650 uur. Vanaf dan betaal je de gewone sociale bijdragen.
• Een flexi-jobber met een NOK. Zonder een tijdige Dimona met een OK geldt het flexistatuut niet.
• Een extra drie dagen na elkaar. Dan wordt het een gewone tewerkstelling, met de gewone bijdragen.
• Een Dimona die achter de planning aanloopt. Wijzig ze op het moment dat je de planning aanpast.
• Een rooster dat te laat uithangt. Drie werkdagen vooraf is de regel voor variabele roosters in de horeca.

Het verschil tussen een flexi-job en een studentenjob lees je in flexi-jobs in de horeca. Meer over extra's in extra's in de horeca.

Zo plan je het in Vesta

In VestaPlan telt elke shift die je plaatst meteen mee in je loonkost per dag, naast je omzet uit de kassa. Met de module Time van VestaTime kent Vesta het statuut van elke medewerker, zet het de juiste Dimona en het juiste contract klaar en staat het studentencontingent in beeld. Wil je zien hoe dat voor jouw team werkt? Plan een gesprek.