Aanwezigheidsregistratie in de horeca: GKS, Dimona en het verschil
Dimona, de registratie in je kassa, het alternatieve systeem van de RSZ: wat moet je wanneer registreren, en waarom vervangt het ene het andere niet?
In de horeca bestaan er al jaren twee registraties naast elkaar: de Dimona, die je vooraf doet, en de dagelijkse registratie van de aanwezigheid. Ze worden vaak door elkaar gehaald.
In het kort
- Met de Dimona meld je vooraf aan de RSZ dat iemand voor je werkt. Dat is voor elke werknemer verplicht.
- De dagelijkse aanwezigheidsregistratie legt het werkelijke begin- en einduur vast. In de horeca is ze nodig als je de doelgroepvermindering voor vaste werknemers wil.
- Je registreert via het GKS of via het alternatieve systeem van de RSZ. Geen van beide vervangt de Dimona.
Dimona: vooraf melden
Met de Dimona meld je het begin en het einde van een tewerkstelling, vóór de medewerker begint. Voor een vaste medewerker doe je dat één keer, voor een extra per dag, voor een student of flexi-jobber per kwartaal of per dag.
Aanwezigheid: elke dag registreren
Wil je in de horeca de doelgroepvermindering voor vaste werknemers, dan registreer je elke dag het begin- en einduur van die medewerkers. Dat kan op twee manieren:
- Via je GKS: met de functies "Arbeid IN" en "Arbeid OUT" en het rijksregisternummer (INSZ) van de medewerker.
- Via het alternatieve systeem van de RSZ, als je geen GKS gebruikt.
Elk GKS moet die functie hebben, maar je moet ze alleen gebruiken als je de vermindering wil. Ook voor flexi-jobbers met een periode-Dimona leg je de uren per dag vast.
Waarom het ene het andere niet vervangt
De Dimona zegt wie mag werken. De aanwezigheidsregistratie zegt wie wanneer echt gewerkt heeft. Bij een sociale inspectie kijken de inspecteurs naar allebei. Een medewerker aan het werk zonder Dimona is een zware inbreuk. Een Dimona zonder registratie kost je de vermindering.
En vanaf 2027?
De geplande registratieplicht gaat verder: ze zou gelden voor elke werknemer, ook zonder doelgroepvermindering. Dat is nog geen wet.
Hoe pak je het aan?
Hou je Dimona, je contracten en je registraties in één systeem bij. In VestaTime klokken je medewerkers in en uit, en verlopen Dimona en contracten automatisch. In de app zie je wat je nog moet nakijken.
