Personeelsplanning in Excel of in software: wat past bij jouw zaak?

Veel horecazaken beginnen met een rooster in Excel of op papier aan de muur. Dat werkt, tot je team groeit, studenten wisselen en er elke week geruild wordt. Wanneer loont software?

In het kort

• Excel is gratis en vertrouwd, maar elke wijziging moet je zelf doorgeven en bijhouden.
• Planningssoftware stuurt het rooster naar je team, verwerkt beschikbaarheden en ruilen, en toont de kost.
• Hoe meer mensen, statuten en wijzigingen, hoe meer tijd software je bespaart.

Plannen in Excel

Voordelen

• Geen extra kosten, en je kent het al.
• Volledig vrij in te delen.

Nadelen

• Elke wijziging moet je doorsturen, en je team kijkt soms naar een oude versie.
• Beschikbaarheden en verlof verzamel je via berichtjes.
• Je ziet niet meteen wat je planning kost.
• De link met de gewerkte uren, de Dimona en de lonen maak je zelf.

Plannen in software

Voordelen

• Je team ziet de planning meteen in een app, met een melding bij elke publicatie.
• Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door, schrijven zich in op open shifts en ruilen met jouw goedkeuring.
• Je ziet de loonkost terwijl je plant.
• De planning sluit aan op de tijdsregistratie, dus je vergelijkt gepland met werkelijk.

Nadelen

• Een abonnement, en een paar weken om te wennen.

Waar moet je planning hoe dan ook aan voldoen?

• Een variabel rooster maak je minstens 3 werkdagen vooraf bekend. Zie de werkregels van PC 302.
• Hou rekening met rust, pauzes en zondagswerk. Zie rusttijden en pauzes.
• Een student blijft binnen zijn 650 uur. Zie jobstudenten.

Zo werkt het in VestaPlan

In VestaPlan maak je de planning op dag, week en maand. Je sleept shifts op hun plaats, of laat de AI-planning een voorstel maken. Met één klik publiceer je naar de app, en je hele team krijgt een melding.

Beschikbaarheden, verlof, open shifts en het ruilen van shifts verlopen in de app. Je loonkost per dag staat in beeld terwijl je plant. Zie je loonkost plannen.