Tijdsregistratie koppelen aan je loonmotor: zo werkt het
Hoe koppel je tijdsregistratie aan je loonmotor in de horeca? Ontdek hoe VestaTime integreert met jouw loonverwerking voor een foutloze salarisadministratie.
Je hebt je tijdsregistratie op orde, je Dimona-aangiftes verlopen automatisch, en je contracten zijn digitaal ondertekend. Dan rest nog één stap: de gewerkte uren correct doorgeven aan je loonmotor voor de salarisverwerking. Hoe werkt dat in de praktijk?
Wat is een loonmotor?
Een loonmotor (of loonadministratiesoftware) is het systeem waarmee je nettolonen berekent, rekening houdend met sociale bijdragen, belastingen, voordelen en contracttypes. Bekende loonmotoren in België zijn SD Worx, Partena, Liantis, Securex en Acerta, maar er bestaan ook kleinere, horeca-specifieke oplossingen.
Waarom is de koppeling belangrijk?
Zonder koppeling moet je urenoverzichten manueel overzetten van je tijdsregistratiesysteem naar je loonmotor. Dat kost tijd en is een bron van fouten. Eén fout in de uren leidt tot een incorrect loon, wat vervolgens leidt tot discussies, correcties en extra administratie.
Met een directe koppeling stromen de geregistreerde uren automatisch door naar de loonverwerking – correct, volledig en zonder tussenkomst.
Wat als mijn loonmotor niet rechtstreeks integreert?
Geen probleem. VestaTime exporteert gegevens in gangbare formaten (zoals Excel of CSV) die door elke loonmotor of sociaal secretariaat kunnen worden ingelezen. Je sociaal secretariaat of boekhouder kan het exportbestand direct verwerken.
Hoe werkt de export via VestaTime?
VestaTime laat je op het einde van de maand (of op elk gewenst moment) alle tijdsregistraties exporteren in een formaat dat compatibel is met jouw loonmotor. Alle gewerkte uren, per medewerker, per dag en per contracttype (student, flexi, vast) worden overzichtelijk gebundeld.
Het exportbestand upload je vervolgens in je loonmotor, die de verdere verwerking automatisch afhandelt. Geen handmatig overtikken, geen vergissingen.
Zo verloopt het in de praktijk
- Medewerker klokt in via kiosk-tablet of smartphone
- VestaTime registreert begin- en eindtijd automatisch
- Dimona-aangifte wordt automatisch verwerkt
- Contract wordt automatisch gegenereerd en digitaal ondertekend
- Op het einde van de maand exporteer je alle uren naar je loonmotor
- De loonmotor berekent het nettoloon en verwerkt de uitbetaling
Van inklokken tot loon: het hele proces verloopt automatisch en foutloos.
Conclusie
De koppeling tussen tijdsregistratie en loonmotor is de laatste schakel in een volledig geautomatiseerde personeelsadministratie. Met VestaTime heb je die schakel in handen: van de eerste inklokking tot de correcte loonuitbetaling, zonder papierwerk en zonder fouten.
Wil je weten hoe VestaTime integreert met jouw loonmotor? Plan een gesprek voor een gratis demo op maat.
