Welk registratiesysteem voor de arbeidstijd voldoet in de horeca?
Prikklok, app of kiosk-tablet? De wet legt geen systeem op, wel een resultaat: objectief, betrouwbaar en toegankelijk. Waar let je op bij je keuze?
Komt de algemene registratieplicht er, dan moet je de arbeidstijd van je team kunnen registreren. Maar met welk systeem? Het goede nieuws: je hebt de keuze.
In het kort
- De wet legt geen bepaald systeem op. Het Europees Hof vraagt een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is.
- Een papieren lijst die je achteraf invult, is geen objectieve registratie.
- Een digitaal systeem waarin medewerkers zelf in- en uitklokken en jij correcties bijhoudt, voldoet het best.
Wat vraagt de wet?
Het Europees Hof van Justitie oordeelde in 2019 dat werkgevers een systeem moeten hebben dat de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer meet, en dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Het Belgische voorontwerp van wet volgt dat en is technologieneutraal: een prikklok aan de muur is niet nodig. Let op: de algemene plicht is nog gepland, zie wie valt eronder.
Wat maakt een registratie objectief en betrouwbaar?
- Op het moment zelf: de medewerker registreert bij de start en het einde, niet achteraf.
- Per persoon: elke medewerker klokt zelf, met een eigen code of account.
- Correcties zichtbaar: wie een registratie aanpast, wanneer en waarom.
- Toegankelijk: je toont de gegevens bij een controle, en je medewerker kan zijn eigen uren zien.
Welke systemen kan je gebruiken?
- Papier of Excel: goedkoop, maar invullen achteraf is foutgevoelig en moeilijk te controleren.
- Het GKS: je kassa heeft een functie om de aanwezigheid te registreren. Die is vooral bedoeld voor de doelgroepvermindering, zie aanwezigheidsregistratie in de horeca.
- Een kiosk-tablet of een app: je medewerkers klokken in met een persoonlijke code of op hun smartphone. De uren komen meteen in je backoffice.
Waar let je op in de horeca?
- Pauzes: een medewerker moet zijn pauze kunnen starten en stoppen.
- Wisselende shifts: shifts die over middernacht lopen, gesplitste diensten.
- Alle statuten: vast, student, flexi en extra, elk met de eigen Dimona en het eigen contract.
- Koppeling met je loon: goedgekeurde uren gaan zonder overtypen naar je loonverwerking.
Zo werkt het in VestaTime
Je medewerkers klokken in en uit via een kiosk-tablet in je zaak of via de app op hun smartphone. In de app starten ze ook zelf hun pauze.
In de backoffice zie je meteen wie aan het werk is, de gewerkte uren en wat je nog moet nakijken, zoals een ontbrekende registratie, Dimona of contract.
Met de module Time verlopen ook je Dimona-aangiftes en contracten automatisch. Bekijk hoe VestaTime werkt.
